Términos del servicio
Este documento es el contrato entre su estudio y NotaryData, e incluye adentro el anexo de tratamiento de datos personales. Se acepta una sola vez, al registrarse. No hay nada que firmar aparte ni ningún documento que devolver.
Versión vigente desde el . Cuando este texto cambie en algo que lo afecte a usted, se lo avisamos por correo antes de que la nueva versión rija.
Lo que este contrato dice, en corto
Usted sigue siendo el dueño de los documentos de sus clientes y el responsable de todo lo que se otorgue con ellos. NotaryData es un asistente de preparación: lee, ordena y propone; no dictamina, no asesora y no da fe. Cada campo lo confirma usted.
En el lenguaje de la Ley N.º 18.331, usted es el responsable del tratamiento de los datos de sus clientes y NotaryData es su encargado: trata esos datos por cuenta suya, para el fin que usted le da y para ningún otro. La Parte II de este documento es exactamente ese encargo.
Si deja de pagar, no se borra nada: la cuenta pasa a solo lectura por 90 días con la exportación habilitada, y si retoma el pago dentro de ese plazo vuelve intacta.
Parte I — El servicio
Qué contrata, con quién, qué hace la herramienta y hasta dónde llega.
Quiénes somos y qué se contrata
NotaryData es un servicio de software en línea que asiste a escribanos públicos del Uruguay en la preparación documental: recibe los documentos de una carpeta, los clasifica, extrae de ellos los datos que van a la escritura, los muestra junto a la cita del documento del que salieron y genera un borrador en Word para que el escribano lo termine.
Estos términos rigen el uso del servicio en notarydata.com.uy y en todas sus pantallas. Aceptarlos al crear la cuenta es lo que forma el contrato. La titularidad del servicio y los datos de contacto de la empresa figuran en la cláusula 18.
Quién puede contratar
El servicio se ofrece a escribanos públicos en ejercicio en la República Oriental del Uruguay y a estudios notariales que actúan bajo la responsabilidad de al menos uno. Al registrarse usted declara encontrarse en esa situación.
Si el estudio incorpora colaboradores no escribanos a la cuenta, sigue siendo el escribano titular quien responde por lo que se hace desde ella, tanto frente a NotaryData como frente a sus clientes.
La herramienta prepara; usted da fe
Todo dato que el sistema extrae de un documento es una propuesta sujeta a verificación, no una afirmación del proveedor. El sistema muestra cada campo junto a la cita del documento original precisamente para que usted lo controle contra la fuente.
Usted es el único responsable de revisar, corregir y aprobar cada campo y el documento final antes de utilizarlo, y del cumplimiento de las formalidades del Reglamento Notarial y de todos los contralores que correspondan al acto.
NotaryData no presta servicios jurídicos ni notariales, no emite dictámenes, no aconseja sobre el fondo de un negocio y no interviene en el otorgamiento. La valoración jurídica, la responsabilidad profesional y la fe pública son suyas y no se delegan por usar una herramienta.
Sus documentos son suyos
Los documentos que usted sube, los datos extraídos, los campos que confirma, los borradores generados y el historial de la carpeta son de su estudio. NotaryData no adquiere ningún derecho sobre ellos más allá de lo estrictamente necesario para prestarle el servicio, y ese alcance está descripto en la Parte II.
Puede exportar sus carpetas en cualquier momento, incluso con la cuenta vencida. Retener documentos ajenos como forma de presión comercial no es una práctica que estemos dispuestos a tener.
Precio, prueba y cobro
Los planes y sus precios son los publicados en la página de precios. La prueba gratuita no pide tarjeta de crédito y no se convierte sola en una suscripción paga: al terminar, la cuenta no se cobra, pasa al régimen de la cláusula 6.
Los cambios de precio se avisan por correo con al menos treinta días de anticipación y rigen recién en el período siguiente. Nunca se aplican con efecto retroactivo ni durante un período ya facturado.
Qué pasa si la cuenta vence
Si la prueba termina sin contratación, o si una suscripción queda impaga, la cuenta no se borra. Pasa a solo lectura durante 90 días: usted entra, ve todo, y puede exportar sus carpetas completas. Lo que no puede hacer es crear ni modificar.
Si regulariza el pago en cualquier momento de esos 90 días, la cuenta vuelve exactamente como estaba. Recibirá avisos por correo antes de que el plazo venza.
Vencido el plazo, la cuenta queda habilitada para su eliminación conforme a la cláusula 14. Nada se elimina antes.
Disponibilidad y límites
NotaryData pone su mejor esfuerzo en que el servicio esté disponible, pero no compromete un porcentaje de disponibilidad ni un tiempo de respuesta: sería una promesa que hoy no podemos medir ni sostener. Habrá interrupciones por mantenimiento y podrá haberlas por fallas de los proveedores de la cláusula 13.
NotaryData no responde por el contenido de los documentos que usted otorgue, por errores que hayan pasado su revisión, ni por consecuencias derivadas de no haber controlado un campo contra su documento fuente. La responsabilidad de NotaryData por cualquier concepto se limita al importe efectivamente pagado por el servicio en los doce meses anteriores al hecho que la origine.
Nada de lo anterior limita la responsabilidad por dolo, por culpa grave, ni la que la ley uruguaya declare indisponible.
Uso aceptable
La cuenta es de su estudio: no se comparte con otros estudios ni se revenden sus accesos. No se puede usar el servicio para subir documentos sobre los que usted no tenga un encargo profesional, ni para intentar acceder a datos de otro estudio, ni para extraer masivamente el contenido del servicio con fines ajenos a su práctica.
El incumplimiento grave de esta cláusula habilita la suspensión de la cuenta, previa comunicación y con la exportación de sus datos siempre disponible.
Parte II — Anexo de tratamiento de datos personales
Esta parte es el contrato de encargo de tratamiento entre usted, como responsable, y NotaryData, como encargado. No es un documento aparte y no hay nada que firmar: rige por aceptación de estos términos, con la fecha y la versión que figuran arriba.
Quién es responsable y quién es encargado
Respecto de los datos personales contenidos en los documentos que usted sube —los de sus clientes, sus contrapartes y los terceros que aparezcan en ellos— usted es el responsable del tratamiento y NotaryData es su encargado (arts. 4 y 11 de la Ley N.º 18.331). Usted tiene la relación profesional y el deber de reserva; NotaryData trata esos datos únicamente por cuenta suya.
Respecto de los datos de su propia cuenta —su nombre, su correo, su facturación, cómo usa el producto— NotaryData es responsable directo. Eso se rige por el Aviso de privacidad, no por esta Parte II.
Esta Parte II es el instrumento que documenta el encargo. La normativa uruguaya de protección de datos exige responsabilidad proactiva y medidas documentadas —Decreto 64/020, arts. 5, 8 y 9— pero no impone un contrato firmado por separado entre responsable y encargado. Por eso a usted no se le pide ninguna firma: alcanza con esta aceptación, fechada y versionada.
Qué se trata, para qué y por cuánto tiempo
- Objeto y naturaleza. Recepción, almacenamiento, conversión, lectura automatizada, extracción de campos, cotejo entre documentos, generación de borradores y conservación, dentro de la carpeta que usted crea.
- Finalidad, única. Prestarle a usted el servicio de preparación documental. Ningún uso secundario: ni publicidad, ni cesión a terceros, ni análisis agregados con fines comerciales, ni desarrollo de productos sobre el contenido de sus carpetas.
- Categorías de datos. Datos identificatorios y de contacto, estado civil y filiación, documentos de identidad, datos patrimoniales y registrales, datos societarios, y todo otro dato que conste en los documentos que usted decida subir.
- Categorías de titulares. Los clientes de su estudio, sus contrapartes, y los terceros mencionados en los documentos de la carpeta.
- Duración. Mientras dure el contrato, más los plazos de la cláusula 14.
Instrucciones, confidencialidad y secreto
NotaryData trata los datos únicamente conforme a sus instrucciones, que son las que usted imparte al usar el producto: qué documentos sube, a qué carpeta, qué campos confirma y cuándo exporta o elimina. Si alguna instrucción resultara contraria a la normativa aplicable, NotaryData se lo comunicará en lugar de ejecutarla.
Todas las personas que por parte de NotaryData puedan acceder a datos de sus carpetas están obligadas al secreto profesional del art. 11 de la Ley N.º 18.331, obligación que subsiste después de terminada la relación y que sólo cede por resolución judicial o consentimiento del titular.
Nadie de NotaryData accede al contenido de sus carpetas fuera de un pedido de soporte autorizado expresamente por usted. Cuando ocurre, queda asentado en el historial de la carpeta con el motivo, el alcance y la fecha, de modo que usted lo vea sin tener que pedirlo.
Medidas de seguridad
NotaryData aplica las medidas técnicas y organizativas descriptas en la página de seguridad, que es parte de este contrato por remisión y se mantiene al día: aislamiento entre estudios aplicado en cada consulta y verificado por pruebas automáticas, historial de cada acción escrito en la misma transacción que la modificación, tráfico cifrado, enlaces de descarga firmados por minutos y contra su estudio, respaldos cifrados antes de salir, y papelera con purga efectiva.
Esa página también dice, con las mismas palabras, qué medidas todavía no podemos comprometer: el cifrado en reposo como capa propia y no como garantía del proveedor, la jurisdicción donde se almacenan los archivos, y el acuerdo de no entrenamiento con el proveedor de inteligencia artificial. Está dicho ahí y se repite acá porque un contrato que promete más que la página técnica es un contrato que no se va a poder cumplir.
Cuando cualquiera de esas reservas se levante, cambiará primero en la página de seguridad, con el instrumento a la vista, y después acá.
Subencargados
Usted autoriza a NotaryData a contratar subencargados para partes del tratamiento. La lista completa, actualizada, con la función de cada uno, dónde procesa y qué datos alcanza, es la de la página de proveedores, que forma parte de este contrato y es su fuente de verdad.
- NotaryData contrata con cada subencargado obligaciones de protección de datos no menos exigentes que las de esta Parte II, y responde frente a usted por el cumplimiento de todos ellos como si el tratamiento lo hiciera por sí.
- Antes de incorporar o sustituir un subencargado, NotaryData actualiza esa página y se lo avisa por correo con al menos 30 días corridos de anticipación.
- Dentro de ese plazo usted puede objetar el cambio por motivos fundados relativos a la protección de los datos. Si no se llega a una solución, puede rescindir sin penalidad, con la exportación completa habilitada y con devolución proporcional de lo pagado por adelantado.
- Un cambio de subencargado no le pide aceptar los términos de nuevo. Esa es la razón por la que la lista vive en su propia página y no dentro de este articulado.
Devolución y supresión al terminar
Terminado el contrato, y transcurridos los 90 días de solo lectura de la cláusula 6, NotaryData suprime los datos de su estudio: las filas de la base y los archivos del almacenamiento, no sólo la referencia. La supresión queda asentada y, a su pedido, se le emite constancia.
Antes de que eso ocurra, la exportación completa está habilitada durante todo el plazo. Es su responsabilidad descargarla: NotaryData no puede conservar indefinidamente documentos de clientes de un estudio que ya no es usuario, porque conservarlos sin finalidad sería a su vez un tratamiento sin base legal.
Si en sus carpetas hay documentación de debida diligencia sujeta al plazo de conservación de cinco años del art. 21 de la Ley N.º 19.574, ese plazo es suyo, no de NotaryData. Exporte esa documentación antes de cerrar la cuenta. El sistema le advierte antes de eliminarla, pero la obligación de conservarla es del sujeto obligado, que es usted.
Transferencia internacional de datos
Todos los proveedores de la cláusula 13 procesan datos fuera del Uruguay, principalmente en los Estados Unidos. Usar NotaryData implica, entonces, una transferencia internacional de datos personales en los términos del art. 23 de la Ley N.º 18.331, y esa transferencia necesita una base legal propia.
La Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales excluyó a los Estados Unidos de la lista de países de nivel adecuado por Resolución N.º 23/021, del 8 de junio de 2021, y luego los reincorporó parcialmente por Resolución N.º 63/023, del 21 de noviembre de 2023: son adecuadas las organizaciones inscriptas en el Data Privacy Framework del Departamento de Comercio de los Estados Unidos. Para las que no lo están, la vía son cláusulas contractuales con el contenido mínimo de la Resolución N.º 41/021, del 8 de setiembre de 2021, o las cláusulas modelo habilitadas por las Resoluciones N.º 50/022 y N.º 8/026.
El instrumento aplicable a cada proveedor lo tramita NotaryData por su cuenta, una vez, y cubre a todos los estudios. Usted no firma cláusulas con ninguno de ellos ni gestiona nada ante la Unidad Reguladora.
Esta cláusula está redactada sobre normativa vigente y verificada, y el encuadre de cada proveedor —qué está inscripto en el Data Privacy Framework, qué requiere cláusulas y qué puede requerir autorización previa de la Unidad Reguladora— está en trámite y pendiente de confirmación por asesoramiento jurídico uruguayo. Mientras ese trámite no esté cerrado, no afirmamos que la transferencia esté plenamente instrumentada. El estado se publica en la página de proveedores a medida que avanza.
Como base subsidiaria e independiente, el art. 23 admite el consentimiento inequívoco del titular. Ese consentimiento lo recaba usted en su relación con su cliente, porque es usted quien la tiene; NotaryData le provee un texto modelo para incorporarlo a su encargo profesional. Ver también la cláusula 16.
Lo que le corresponde a usted
Como responsable del tratamiento, hay obligaciones que son suyas y que NotaryData no puede cumplir en su lugar. Las decimos acá y no en letra chica porque son las que se pasan por alto:
- Inscribir su base de datos. El art. 29 de la Ley N.º 18.331 obliga a inscribir las bases de datos personales ante la Unidad Reguladora, dentro de los noventa días del inicio de actividades de la base (art. 17 del Decreto 414/009). El trámite es en línea y gratuito. Muchos estudios ya la tienen inscripta por su actividad; si no es su caso, corresponde hacerlo.
- Informar a sus clientes. Que sus datos se tratan con asistencia de un proveedor de software y que ello supone una transferencia internacional, y recabar el consentimiento cuando esa sea la base que usted elija.
- Atender los derechos de sus titulares. Acceso, rectificación, actualización, inclusión y supresión (arts. 13 a 17 de la Ley N.º 18.331). Las solicitudes que lleguen a NotaryData por datos de sus carpetas se le derivan a usted sin demora, y el producto le da las herramientas —búsqueda, exportación, eliminación por carpeta— para responder en plazo.
- Conservar lo que la ley le manda conservar. En particular los cinco años del art. 21 de la Ley N.º 19.574 sobre la documentación de debida diligencia, cuando actúe como sujeto obligado.
Vulneraciones de seguridad
Si NotaryData toma conocimiento de una vulneración de seguridad que afecte datos de sus carpetas, se lo comunica sin demora, con lo que se sepa al momento: qué pasó, cuándo, qué datos pudieron verse afectados, qué se hizo y qué recomendamos hacer. No se espera a tener el cuadro completo para dar el primer aviso.
El Decreto 64/020 exige comunicar las vulneraciones a la Unidad Reguladora dentro de las setenta y dos horas de conocidas, y a los titulares significativamente afectados. NotaryData cumple esa obligación por lo que le corresponde como encargado y le da a usted, como responsable, toda la información que necesite para cumplir la suya.
El secreto profesional notarial
La protección de datos y el secreto notarial no son lo mismo, y el segundo es más estricto. Esta sección dice qué asume NotaryData frente a él, qué no puede prometer, y qué le queda a usted.
Por qué es un régimen aparte
El art. 302 del Código Penal castiga con multa al que, sin justa causa, revelare secretos llegados a su conocimiento en virtud de su profesión, cuando el hecho causare perjuicio. El Reglamento Notarial —Acordada N.º 7533 de la Suprema Corte de Justicia— declara reservados los Registros Notariales y deja la exhibición a terceros librada al prudente arbitrio del escribano.
Es un régimen más exigente que el de protección de datos: no se satisface con un consentimiento ni con una base legal de tratamiento. Por eso la pregunta correcta no es si NotaryData cumple la Ley N.º 18.331 —la cumple—, sino si usar un proveedor de software puede constituir revelación. La respuesta es que no, siempre que el proveedor esté bajo deber de reserva, que su intervención sea instrumental al encargo profesional y que la elección del proveedor sea diligente y demostrable.
Qué asume NotaryData
- Deber de reserva propio. NotaryData y todo el que intervenga por su parte quedan alcanzados por el secreto del art. 11 de la Ley N.º 18.331, que subsiste después de terminada la relación y sólo cede por resolución judicial o consentimiento del titular.
- Ningún acceso sin su autorización. Nadie de NotaryData lee sus carpetas salvo pedido de soporte que usted autorice, y ese acceso queda asentado en el historial con motivo, alcance y fecha.
- Ningún uso secundario, nunca. El contenido de sus carpetas no se usa para publicidad, no se cede, no se analiza con fines comerciales y no alimenta el desarrollo de otros productos.
- Frente a un requerimiento de terceros. Si NotaryData recibe una orden o requerimiento sobre datos de sus carpetas, se lo comunica de inmediato —salvo prohibición legal expresa de hacerlo— para que usted pueda ejercer lo que corresponda. NotaryData no evalúa por usted si hay justa causa: esa valoración es del escribano.
- Diligencia demostrable en la elección de proveedores. La lista de la cláusula 13 y la página de seguridad existen para que usted pueda acreditar, si alguna vez se lo piden, en qué se apoyó al elegir.
Qué NotaryData no puede prometerle
No podemos prometerle que ningún dato salga del Uruguay: sale, y la cláusula 15 dice adónde. No podemos prometerle una jurisdicción determinada para los archivos, porque el almacenamiento está configurado sin región fija. No podemos prometerle todavía que el proveedor de inteligencia artificial no use su contenido para entrenar modelos: esa es la condición que estamos contratando, y hasta que el instrumento exista y se pueda publicar no lo vamos a afirmar como garantía nuestra.
Tampoco podemos prometerle inmunidad frente a un requerimiento de una autoridad extranjera dirigido a un proveedor. Nadie que opere sobre infraestructura de terceros puede prometerlo, y quien se lo prometa le está prometiendo algo que no controla.
Qué le queda a usted
La decisión de usar un proveedor en la nube para documentos amparados por el secreto es del escribano, y es una decisión que conviene tomar con criterio y dejar documentada. Le recomendamos: informarlo en su encargo profesional; no subir a la carpeta documentación que no sea necesaria para el acto; usar la exportación para conservar lo que la ley le manda conservar; y revisar la página de seguridad antes de decidir, no después.
Si su cliente le pide expresamente que sus documentos no se procesen fuera del país, ese pedido es atendible y hoy NotaryData no puede satisfacerlo. Preferimos decirlo antes de que suba el primer documento.
Cierre
Cambios a estos términos
NotaryData puede modificar estos términos. Los cambios que lo afecten a usted se avisan por correo con al menos treinta días corridos de anticipación y rigen recién a partir de la fecha de vigencia de la nueva versión. Si no está de acuerdo, puede rescindir sin penalidad y exportar todo antes de esa fecha.
La actualización de la lista de proveedores de la cláusula 13 no es una modificación de estos términos: tiene su propio régimen de preaviso y objeción.
Duración y rescisión
El contrato dura mientras la cuenta esté activa. Usted puede rescindirlo cuando quiera, desde la propia cuenta, sin explicaciones y sin penalidad; la suscripción corre hasta el fin del período ya pagado y después se aplica el régimen de la cláusula 6. NotaryData puede rescindir por incumplimiento grave de la cláusula 8, o discontinuar el servicio avisando con noventa días de anticipación y con la exportación habilitada durante todo ese plazo.
Ley aplicable, jurisdicción y contacto
Este contrato se rige por la ley de la República Oriental del Uruguay. Toda controversia se somete a los tribunales competentes de Montevideo.
Para todo lo relativo a este contrato: hola@notarydata.com.uy. Para el ejercicio de derechos sobre datos personales y para lo relativo a la Parte II: privacidad@notarydata.com.uy. Los datos identificatorios completos del titular del servicio se publican acá al constituirse la sociedad, junto con el número de inscripción de la base de datos ante la Unidad Reguladora.